管理、すなわち整理・整頓のための出発点は『セキュリティ』にすべきです。
セキュリティ管理をするということは、誰がいつ、何の書類を見たのか？何の書類のデータを書き換えたのか？ということをわかるようにするということです。
そのためには、書類を1ヶ所で管理する必要が出てきます。
書類を1ヶ所で管理するということは、複数の拠点からでも、その1ヶ所を検索すれば、必要な書類が探し出せるということになります。
実際の書棚でも、皆さんのパソコンでもそうなのですが、書類を保管する場合、まずはキャビネットを分類して、その中にフォルダを作り、そのフォルダの中に、またグループわけをした書類を入れるというような流れになっていませんか？
そして、いざ、必要な書類を探し出そうとすると、どこにあるのかわからなくなる。
そんな経験をされていませんか？
今回、例に出している『一元管理』は、このような階層で書類を管理するのではありません。
ある場所に一定のルールのもとに書類を一括して保管し、『検索』により書類を取り出す方式となります。
『セキュリティ』から管理を考えると、おのずと『一元管理』方式となるため、非常に効率のよい管理となっていくのです。
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セキュリティを守るためには、2つの方法があります。
1つ目は、ルールで縛るセキュリティ、2つ目は、システムで縛るセキュリティです。
ルールで縛るセキュリティとは、パソコンにパスワードを貼り付けてはいけませんとか、書類の保管方法はこの方法で行いなさいということです。
これは、整理・整頓の基本となります。
システムで縛るセキュリティとは、指紋でログインする方法や、一定の人しか印刷できない管理などとなります。
システムで縛るセキュリティは、後からいくらでも設定することができます。
まずは、ルールで縛るセキュリティが必要となります。
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よく、ご相談を受ける中に、
『この紙の山を何とかしてほしい！！』
という依頼があります。
見てみると、キャビネットが部屋を占領しています。
そして、別室が倉庫として書類の保管場所になっています。
書類の保管の際に考えなければならないことは、『法的要求を満たすためだけの書類』がどのくらいあるのかということです。
普段は必要ないけれど、法的に保管しなければならない書類。
この書類のために、キャビネットが部屋を占領しているのは非効率なことです。
キャビネット管理している場合、10年前の書類を取り出せますでしょうか？
また、書類は無事に保管できていますでしょうか？
『法的要求を満たすためだけの書類』は、すべてデータ化して、簡単に『検索』できるようにしておけばよいのです。
たとえ、紙での保管が義務付けられていても、キャビネットで保管する必要はありません。
ダンボールに入れかえるだけでも、どれだけの保管場所が生まれるでしょうか？
そして、必要な書類は、『検索』により簡単にデータで探し出せるのです。
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例えば、あるヘルパーステーションの例を挙げます。
ヘルパーさんが訪問日報を書きます。
通常は、この日報を書類で管理するのですが、このステーションでは、日報をスキャナで取り込みます。
スキャナはコピー機のタイプのもので、ヘルパーさんは日報をスキャナに入れて、自分の名前のボタンを押すだけです。
すると、自然に日付、ヘルパー名がデータ化されて、サーバーに保管されます。
情報のエラーは、人の手が介在したときに起こります。
この方法だと、『入力』という要因がないため、すべてのデータが適切に保管されていきます。
あとは、遠隔にある事業所でも、本部でも、部屋に置いてあるキャビネットを開けて書類を捜すよりも簡単に、書類を検索・閲覧することが可能となるのです。
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実際に、書類の管理や、セキュリティの管理というのは、それぞれの施設により変わってきます。
大きな施設は大きな施設用に、小さな施設は小さな施設用の考え方が必要です。
事業所が増えて、業務効率が落ちているご施設。
書類が増えてきて、保管場所に困っているご施設。
経費削減や、IT化をお考えのご施設。
ぜひ、お気軽にご相談ください。
抱えられている問題が、劇的に改善されるかもしれませんよ。
ご相談は以下までご連絡ください。
有限会社メディカ
089-907-4056／石崎
株式会社エンタープライズ
089-934-4677／竹田
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