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【特集】

第9回
情報はこうやって
漏れるんだよね!


第8回
HPは、ほったらかし
ページの略?


第7回
竹田社長の
一刀両断!!


第6回
インターネットで
遊んでみよう!


第5回
Windowsのアップデート
してる??


第4回
『保管』と『整理・整頓』は
違うんだよ!


第3回
インターネットなんて怖くない!


第2回
パソコンは愚直なんだよ!


第1回
パソコンに使われてないかい?




>> メディカIT活用応援隊 今月の特集


株式会社エンタープライズ
代表取締役 竹田 愛 氏

パソコン導入から、LANの構築、業務提案、
保守管理、セキュリティ管理まで、
情報活用のノウハウを通して、
愛媛の様々な業界の発展を応援する
パワフル社長!



文書管理はなぜする必要があるの?
 
何事もそうなのですが、『管理』をする目的は2つあります。

1つは、業務の効率を上げるため。
書類というのは、日に日に、増えていきますよね。
当然、保管している書類は増えていきます。
ある日、『あの書類はどこ?』ということになったとき、どうでしょうか?
この1、2年の書類なら簡単に出てくるかもしれません。
では、3年前の書類は?5年前の書類は?
介護保険がスタートして7年が経過しようとしています。
キャビネットの中には、ものすごい書類の量になっているのではないでしょうか?
必要なときに必要な書類を取り出すためには、『保管』をしているだけではダメなのです。
『整理・整頓』をする必要があるのです。
整理・整頓がなされていれば、日々の業務の効率は格段に上がっていきます。

そして、もう1つは、セキュリティを高めるため。
以前にも書きましたが、情報漏洩の原因の99%は、人の手によるもの、それも紙によるものです。
それは何故なのでしょうか?
コピーがあるおかげで、書類が複数、存在するからなのです。
書類が複数、存在するということは、誰が書類を持っているのかということもわからなくなってしまいます。
個人情報保護法が始まって、情報の取り扱いについて注意するようになったように思われますが、皆さんの周囲を見てみるとどうでしょうか?

利用者さんの名前が入った書類がテーブルの上にポンと置かれていませんか?
交換した名刺が、そのあたりに放置されていませんか?
送られてきたFAXは、きちんとまとめて保管されていますか?
シュレッダーにかける前の書類はどのような状態ですか?

気をつけて見直してみると、まだまだあるのではないかと思います。
なぜ、そのようなことになるのか?

それは、書類の保管の『ルール』が決められていないからです。
個々や部署がそれぞれ独自のルールで保管しているため、そのようなことが起こるのです。
きちんとした『ルール』を決めることが『管理』を行うための基本であり、それがセキュリティの『管理』にもなってくるのです。

 
 
 
管理の基本は書類の『一元管理』
 
書類の一元管理というのはどういうことでしょうか?

先ほどにもありましたが、書類を複数にしないということ。
そして、書類の場所は1ヶ所にまとめてしまうということです。

製造業の世界では、書類の管理はとても厳密に行われています。

例えば、ものを作るための設計図である図面。
この図面は、常に改訂されていきます。
したがって、図面には図面番号がふられています。
依頼主と製造者の打ち合わせの際には、必ず図面番号の確認から入ります。
図面が複数存在していると、誰が持っている図面が最新の図面番号なのかわからなくなります。
誰の話が本当なのか?ということになってしまいます。
製造業の場合、この図面番号を間違えて作ってしまうと、何億円単位の損失が生まれます。
そのため、書類の管理は徹底されているのです。

その方法が『一元管理』という方法。

書類の保管場所は、常に1ヶ所であり、必要な際に、その1ヶ所を見に行く(検索して探す)ということです。
一元管理を行うために、ITを活用しているというわけです。

 
 
 
管理の基本は『セキュリティから』
 
管理、すなわち整理・整頓のための出発点は『セキュリティ』にすべきです。

セキュリティ管理をするということは、誰がいつ、何の書類を見たのか?何の書類のデータを書き換えたのか?ということをわかるようにするということです。
そのためには、書類を1ヶ所で管理する必要が出てきます。
書類を1ヶ所で管理するということは、複数の拠点からでも、その1ヶ所を検索すれば、必要な書類が探し出せるということになります。

実際の書棚でも、皆さんのパソコンでもそうなのですが、書類を保管する場合、まずはキャビネットを分類して、その中にフォルダを作り、そのフォルダの中に、またグループわけをした書類を入れるというような流れになっていませんか?
そして、いざ、必要な書類を探し出そうとすると、どこにあるのかわからなくなる。

そんな経験をされていませんか?

今回、例に出している『一元管理』は、このような階層で書類を管理するのではありません。
ある場所に一定のルールのもとに書類を一括して保管し、『検索』により書類を取り出す方式となります。
『セキュリティ』から管理を考えると、おのずと『一元管理』方式となるため、非常に効率のよい管理となっていくのです。

 
 
 
セキュリティには2つある
 
セキュリティを守るためには、2つの方法があります。
1つ目は、ルールで縛るセキュリティ、2つ目は、システムで縛るセキュリティです。

ルールで縛るセキュリティとは、パソコンにパスワードを貼り付けてはいけませんとか、書類の保管方法はこの方法で行いなさいということです。
これは、整理・整頓の基本となります。

システムで縛るセキュリティとは、指紋でログインする方法や、一定の人しか印刷できない管理などとなります。
システムで縛るセキュリティは、後からいくらでも設定することができます。

まずは、ルールで縛るセキュリティが必要となります。

 
 
 
毎年、キャビネットが増えていませんか?
 
よく、ご相談を受ける中に、
『この紙の山を何とかしてほしい!!』
という依頼があります。

見てみると、キャビネットが部屋を占領しています。
そして、別室が倉庫として書類の保管場所になっています。

書類の保管の際に考えなければならないことは、『法的要求を満たすためだけの書類』がどのくらいあるのかということです。
普段は必要ないけれど、法的に保管しなければならない書類。
この書類のために、キャビネットが部屋を占領しているのは非効率なことです。

キャビネット管理している場合、10年前の書類を取り出せますでしょうか?
また、書類は無事に保管できていますでしょうか?

『法的要求を満たすためだけの書類』は、すべてデータ化して、簡単に『検索』できるようにしておけばよいのです。
たとえ、紙での保管が義務付けられていても、キャビネットで保管する必要はありません。
ダンボールに入れかえるだけでも、どれだけの保管場所が生まれるでしょうか?
そして、必要な書類は、『検索』により簡単にデータで探し出せるのです。

 
 
 
一元管理の利便性について
 
例えば、あるヘルパーステーションの例を挙げます。

ヘルパーさんが訪問日報を書きます。
通常は、この日報を書類で管理するのですが、このステーションでは、日報をスキャナで取り込みます。
スキャナはコピー機のタイプのもので、ヘルパーさんは日報をスキャナに入れて、自分の名前のボタンを押すだけです。
すると、自然に日付、ヘルパー名がデータ化されて、サーバーに保管されます。

情報のエラーは、人の手が介在したときに起こります。

この方法だと、『入力』という要因がないため、すべてのデータが適切に保管されていきます。
あとは、遠隔にある事業所でも、本部でも、部屋に置いてあるキャビネットを開けて書類を捜すよりも簡単に、書類を検索・閲覧することが可能となるのです。

 
 
 
まずは、ご相談を!
 
実際に、書類の管理や、セキュリティの管理というのは、それぞれの施設により変わってきます。
大きな施設は大きな施設用に、小さな施設は小さな施設用の考え方が必要です。

事業所が増えて、業務効率が落ちているご施設。
書類が増えてきて、保管場所に困っているご施設。
経費削減や、IT化をお考えのご施設。

ぜひ、お気軽にご相談ください。
抱えられている問題が、劇的に改善されるかもしれませんよ。




ご相談は以下までご連絡ください。

有限会社メディカ
089-907-4056/石崎

株式会社エンタープライズ
089-934-4677/竹田

 
 
 
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有限会社メディカ 石崎まで
e-mail: info@medica-site.com
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